Zadania Wydziału Organizacyjnego
Zadania wykonywane przez Wydział Organizacyjny.
1. Wydział jest odpowiedzialny za kompleksową obsługę organizacyjną, gospodarczą, archiwalną i kadrową Starostwa.
2. Do zadań Wydziału w zakresie:
2a. spraw organizacyjnych należy:
1) Opracowywanie:
a) Projektu Statutu Powiatu i jego nowelizacji,
b) Projektów Regulaminu Organizacyjnego,
c) we współpracy z Zakładową Komisją Świadczeń Socjalnych oraz Przedstawicielem Załogi, Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
d) opracowywanie Regulaminu Pracy Starostwa,
2) inicjowanie działań usprawniających formy i metody pracy Starostwa,
3) wdrażanie i nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt,
4) prowadzenie rejestru uchwał Rady Powiatu i przekazywanie ich do właściwych komórek i jednostek organizacyjnych w celu realizacji,
5) prowadzenie zbioru upoważnień i pełnomocnictw do załatwiania spraw administracyjnych w imieniu Starosty,
6) prowadzenie centralnego zbioru umów i porozumień zawieranych przez Starostwo i Powiat Starachowicki,
7) prowadzenie zbioru Zarządzeń i Postanowień Starosty,
8) gromadzenie i udostępnianie zbiorów aktów prawa miejscowego, ustanowionych przez Zarząd Powiatu,
9) prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
10) opracowywanie wymaganych analiz i sprawozdań z zakresu skarg i wniosków obywateli,
11) prowadzenie rejestru kontroli oraz zbioru protokołów pokontrolnych z kontroli przeprowadzanych w Starostwie,
12) prowadzenie zbioru protokołów pokontrolnych z kontroli prowadzonych
w jednostkach organizacyjnych Powiatu przez podmioty zewnętrzne, przekazanych Staroście,
13) przekazywanie Wojewodzie Świętokrzyskiemu dokumentacji podlegającej publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Świętokrzyskiego,
14) prowadzenie dokumentacji z zakresu działania Związku Powiatów Polskich,
15) prowadzenie wykazu jednostek organizacyjnych Powiatu i jego aktualizacja,
16) prowadzenie zbioru statutów i regulaminów organizacyjnych jednostek organizacyjnych Powiatu,
17) wykonywanie zadań związanych z przeprowadzaniem wyborów i referendów,
18) koordynowanie działań związanych z dostępem do informacji publicznej,
19) koordynowanie czynności związanych z udzielaniem odpowiedzi na interpelacje, zapytania i wnioski radnych,
20) prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi i innymi oświadczeniami oraz informacjami osób zobowiązanych do składania tych dokumentów Staroście,
21) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku powiatu,
22) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem grupowym pracowników Starostwa,
23) wykonywanie obowiązków w zakresie inwentaryzacji mienia określonych
w ustawie o rachunkowości.
2b. obsługi Zarządu Powiatu:
1) zapewnienie jawności działania Zarządu Powiatu,
2) publikacja uchwał Zarządu Powiatu w Biuletynie Informacji Publicznej,
3) prowadzenie dokumentacji z zakresu działania Zarządu Powiatu,
4) koordynowanie czynności związanych z przygotowaniem projektów uchwał Zarządu Powiatu,
5) sporządzanie protokołów z posiedzeń Zarządu,
6) sporządzanie wyciągów z protokołów z posiedzeń Zarządu i przekazywanie ich do zainteresowanych komórek organizacyjnych Starostwa i jednostek organizacyjnych Powiatu,
7) prowadzenie rejestru uchwał Zarządu i przekazywanie ich do właściwych jednostek organizacyjnych, celem realizacji oraz czuwanie nad terminową ich realizacją,
8) koordynowanie, bądź podejmowanie czynności koniecznych do zebrania danych, opracowania informacji i analiz na posiedzenia Zarządu, stosownie do planowanej tematyki obrad,
9) prowadzenie sekretariatu Starosty i Wicestarosty,
10) organizowanie przyjęć interesantów zgłaszających się w sprawach skarg
i wniosków,
11) prowadzenie terminarza pracy i spotkań Starosty i Wicestarosty.
2 c. prowadzenia Kancelarii Ogólnej:
1) udzielanie interesantom informacji w zakresie rodzaju, miejsca i trybu załatwiania spraw,
2) udzielanie informacji w zakresie struktury organizacyjnej Starostwa,
3) przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
4) przekazywanie korespondencji przychodzącej do dekretacji,
5) przekazywanie korespondencji komórkom organizacyjnym Starostwa
i Jednostkom Organizacyjnym Powiatu,
6) obsługa elektronicznej skrzynki podawczej (e-PUAP) i poczty elektronicznej.
2 d. spraw kadrowych:
1) kompleksowe prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników Starostwa
i kierowników jednostek organizacyjnych Powiatu, powoływanych przez Starostę oraz sprawowanie merytorycznego nadzoru w tym zakresie,
2) prowadzenie spraw związanych z urlopami pracowniczymi, rejestrem czasu pracy, zwolnieniami lekarskimi,
3) wystawianie świadectw pracy,
4) przygotowywanie wniosków w sprawach rentowych i emerytalnych,
5) przygotowanie procedury związanej z naborem na wolne stanowisko pracy w tym stanowisko kierownicze urzędnicze, urzędnicze, pomocnicze i obsługi oraz na asystentów i doradców,
6) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy, Sekretarzem i Skarbnikiem w zakresie kształtowania polityki stażowej i związanej z organizacją prac interwencyjnych
w Starostwie,
7) organizowanie i koordynowanie szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników,
8) współdziałanie z Wydziałem Finansowym w planowaniu i realizacji wydatków osobowych,
9) prowadzenie rejestru i wystawianie poleceń wyjazdów służbowych,
10) nadzór nad terminowym wykonywaniem oceny kwalifikacyjnej pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych,
11) nadzorowanie przestrzegania przez pracowników Starostwa czasu pracy,
12) sporządzanie obowiązujących na stanowisku pracy sprawozdań GUS i ZUS,
13) prowadzenia akt spraw i sporządzanie wniosków o nadanie odznaczeń za zasługi oraz przekazywanie wniosków do organu uprawnionego,
14) prowadzenie spraw związanych z reklamowaniem osób od obowiązku odbywania czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji w czasie wojny oraz współpraca w tym zakresie z Kierownikiem Biura Zarządzania Kryzysowego, Obrony Cywilnej i Spraw Obronnych.
2 e. spraw obywatelskich:
1) wydawanie, w porozumieniu z właściwym inspektorem sanitarnym, zezwoleń na sprowadzenie zwłok i szczątków z obcego państwa,
2) podejmowanie decyzji o wydawaniu zwłok szkołom wyższym dla celów naukowych, w przypadku ich nie pochowania przez osoby, organy i instytucje nie wymienione w art. 10 ust. 1 ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych,
3) sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem przepisów ustawy oraz przepisów wykonawczych do ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych w powyższym zakresie,
4) przyjmowanie zgłoszeń o znalezieniu rzeczy zagubionych, przechowywanie tych rzeczy oraz poszukiwanie osób uprawnionych do ich odbioru,
5) koordynacja czynności związanych z funkcjonowaniem punktów nieodpłatnej pomocy prawnej wraz z nieodpłatną mediacją oraz nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego wraz z nieodpłatną mediacją.
2 f. spraw administracyjno – gospodarczych należy:
1) administrowanie obiektami Starostwa oraz utrzymanie terenów wokół budynków Starostwa (ul. dr Władysława Borkowskiego 4, Hutnicza 14),
2) zapewnienie ochrony fizycznej budynków Starostwa,
3) planowanie i realizacja wydatków związanych z prawidłowym funkcjonowaniem budynków Starostwa,
4) planowanie i nadzór nad przygotowaniem i realizacją inwestycji i remontów budynków Starostwa,
5) gospodarowanie rzeczowymi składnikami majątkowymi,
6) zabezpieczenie mienia Starostwa,
7) zabezpieczenie przestrzegania w Starostwie przepisów dot. ochrony przeciwpożarowej,
8) prowadzenie we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi postępowań związanych z bieżącymi zakupami na potrzeby Starostwa Powiatowego,
9) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym oraz konserwacją urządzeń i wyposażeniem Starostwa, z zachowaniem przepisów ustawy o zamówieniach publicznych oraz wewnętrznych regulacji prawnych obowiązujących w tym zakresie,
10) prowadzenie i nadzór nad właściwą realizacją umów z dostawcami mediów do budynków Starostwa Powiatowego w Starachowicach,
11) prowadzenie i nadzór nad właściwą realizacją umów telefonii komórkowej,
12) prenumerata czasopism dla potrzeb Starostwa,
13) załatwianie całokształtu spraw związanych z pieczęciami urzędowymi, tablicami
i szyldami,
14) gospodarowanie drukami i formularzami,
15) gospodarowanie taborem samochodowym oraz rozliczanie kierowcy,
16) wdrażanie postępu technicznego do pracy Starostwa,
17) zapewnienie informacji wizualnej dla interesantów,
18) prowadzenie biblioteki Starostwa,
19) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości w pomieszczeniach biurowych i gospodarczych Starostwa oraz Archiwum Zakładowego,
20) opracowywanie rocznych planów zakupu materiałów biurowych i środków czystości dla Starostwa,
21) przyjmowanie na stan materiałów biurowych, eksploatacyjnych i gospodarczych na podstawie rachunków i faktur zakupu oraz prowadzenie ewidencji wydawania materiałów,
22) współpraca ze Stanowiskiem ds. BHP w zakresie wyposażenia pracowników
w odzież ochronną i środki ochrony osobistej,
23) dokonywanie wymaganych przepisami przeglądów technicznymi mienia,
24) przygotowywanie deklaracji podatkowych od nieruchomości Powiatu Starachowickiego,
25) współpraca z ZKŚS w prowadzeniu spraw socjalnych pracowników.
3. Do zadań w zakresie archiwizacji należy:
1) wykonywanie zadań Starostwa Powiatowego związanych z działalnością archiwalną określonych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji
w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
2) prowadzenie bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt sprawy.
4. Do zadań Wydziału należy wykonywanie innych spraw wynikających z obowiązujących przepisów prawa merytorycznie związanych z zadaniami Wydziału.
Data wprowadzenia: 2015-04-10 0850
Data upublicznienia: 2015-04-10
Art. czytany: 2119 razy
|
|
